Surat Menyurat

BAHASA INDONESIA

SURAT – MENYURAT

 

Di Susun Oleh

1.    Turyono                      :    ERA1D010121

2.    Galih Hartono             :    ERA1D010122

3.    Mhd. Hajar Aswad     :    ERA1D010001

4.    Dani Eka Prasetia       :    ERA1D010164

5.    Aprianto                      :    ERA1D010046
6.    Indayani                      :    ERA1D010144

7.    Ratna Linda                :    ERA1D010143

8.    Rismayanti                 :    ERA10000136

Program Ekstensi Bimbingan dan Konseling
Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan

UNIVERSITAS JAMBI
2010/2011

  

KATA PENGANTAR

Puji syukur Penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah  memberikan  rahmat  serta  hidayah-Nya   sehingga  penyusunan  tugas  ini dapat diselesaikan.Tugas ini disusun untuk diajukan sebagai  tugas mata kuliah Bahasa Indonesia dengan judul “Surat - Menyurat”di Strata 1 Universitas Jambi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Jurusan Bimbingan dan Konseling.

Terima kasih penulis sampaikan kepada Ibu Dra. Gusneli, M.Pd selaku dosen mata kuliah Bahasa  Indonesia  yang  telah  membimbing  dan  memberikan  kuliah  demi kelancaran pembuatan tugas ini.Demikianlah tugas ini disusun semoga bermanfaat, agar dapat memenuhi tugas mata kuliah Bahasa Indonesia.

Jambi,     April 2011

Penulis

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL

KATA PENGANTAR  .....................................................................................  i

DAFTAR ISI .....................................................................................................  ii

BAB I PENDAHULUAN

1.1    Latar Belakang dan Masalah ...............................................................  1

1.2    Tujuan Penulisan................................................................................... 1

1.3    Manfaat Penulisan ...............................................................................  1

1.4    Metode Penulisan ................................................................................  1

1.5    Tinjuan Pustaka ....................................................................................  1

BAB II PEMBAHASAN

2.1    Surat dan Sejarah Perkembangannya ..................................................   2

2.2    Jenis – Jenis Surat................................................................................. 2

2.2.1    Surat Resmi ..............................................................................  2

2.2.2    Surat Pribadi............................................................................. 4

2.2.3    Memo........................................................................................ 5

2.3  Penulisan Surat yang Baik dan Benar ..................................................  6

BAB III PENUTUP

3.1    Simpulan ..............................................................................................  7

3.2    Saran ....................................................................................................  7

DAFTAR PUSTAKA

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang dan Masalah

1.1.1 Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga dapat memberikan informasi yang mendalam kepada pembaca.Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau maksud dari surat tersebut. 

1.1.2 Masalah

Permasalahan yang akan penulis bahasa dalam makalah ini adalah sebagai berikut :

1.  Bagaimanakah sejarah dan perkembangan surat menyurat ?

2. Apa saja jenis-jenis surat ?

3.  Bagaimanakah tata cara penulisan surat yang baik dan benar ?

1.2       Tujuan Penulisan

Sebagaimana  yang  kita  ketahui  bahwa  masih  banyak  masyarakat  yang  belum mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat yang baik dan benar  serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang  kita temui.

1.3       Manfaat Penulisan

Penulisan makalah ini diharapkan bermanfaat bagi pembaca terutama mahasiswa sebagai panduan dalam penentuan dan penulisan   surat resmi maupun tidak resmi.

1.4       Metode Penulisan

Dalam penyusunan makalah ini, perlu sekali pengumpulan data serta sejumlah informasi aktual yang sesuai dengan permasalahan yang akan dibahas. Sehubungan dengan masalah  tersebut  dalam  penyusunan  makalah  ini,  penulis menggunakan  dua  metode pengumpulan data, yang pertama dengan membaca buku sumber dan yang kedua dengan pengetahuan yang penulis miliki.

1.5       Tinjauan Pustaka

Dalam metode ini penyusun membaca sebuah buku dan beberapa Website, Blog yang berkaitan dengan penulisan makalah ini.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1     Surat dan Sejarah Perkembangannya

Berdasarkan catatan sejarah, kegiatan surat menyurat di Indonesia telah dimulai jauh sebelum  kedatangan  bangsa  Eropa.  Yakni  pada  masa  kerajaan  Kutai,  Tarumanegara,Pajajaran, Majapahit, Sriwijaya dan Mataram, walaupun hanya terbatas pada hubungan antar para raja. Bentuknya masih sangat sederhana, menggunakan kulit kayu, potongan bambu, daun lontar, dan kulit binatang.Kegiatan pos semakin lancar, setelah pembuatan Jalan Raya Pos (de Grote Postweg)dari Anyer sampai Panarukan sepanjang 1000 km pada 1809 atas perintah gubernur jenderal Herman William Daendels. Menyebabkan waktu tempu pos dari Jawa Barat ke Jawa Timur yang sebelumnya memakan waktu 40 hari, diperpendek jadi enam hari. Perangko pertama di dunia diterbitkan di Inggris (1840) dengan nama Penny Black, yang membuka zaman baru dalam bidang pertarifan pos. Belanda, saat menjajah Indonesia, mengikuti pula jejak Inggris. Pada 1852, diterbitkan perangko Belanda pertama, bergambar Raja Willem III. Sementara di jajahannya Hindia Belanda, perangko digunakan pertama kali pada 1865. Cetaknya di Belanda sebanyak dua juta lembar.Sampai awal abad ke-20 ada yang disebut hari pos. Saat hari tibanya kapal dari Belanda. Warga Belanda sangat menantikan kedatangan surat-surat dari negeri leluhurnya.Kemudian pos pun berkembang pesat, ketika dimulainya era pesawat udara. Dan kantor pos merupakan salah satu tempat paling sibuk ketika itu.Meskipun pemerintah kolonial Belanda menyediakan banyak kotak pos (brievenbus) di Batavia dan kota-kota lainnya, tapi banyak yang datang ke kantor-kantor pos agar surat-surat lebih cepat sampai ke tujuan. Sementara Belanda banyak menyediakan kotak pos(brievenbus) yang dipasang di jalan-jalan raya. Maksudnya supaya orang tidak perlu mendatangi kantor pos, cukup menitipkan surat ke kotak pos. Untuk kemudian surat-surat dikeluarkan dari kotak dan diangkut ke kantor pos.

2.2     Jenis-Jenis Surat

2.2.1  Surat Resmi

Surat Resmi adalah surat-surat yang sifatnya formal yang dibuat oleh suatu instansi atau organisasi, baik instansi pemerintah maupun instansi swasta. Surat resmi harus menggunakan Bahasa Indonesia yang sesuai dengan kaidah baku. Bentuk penyajian surat biasanya menggunakan bentuk atau sistem full  block, semi block atau indented block 

.Surat resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:

1. Surat  dinas  pemerintah,  yaitu  surat  resmi  yang  digunakan  instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.Surat dinas pemerintah meliputi :

-  surat perjalanan dinas             - surat perintah

-  surat rekomendasi                  - surat instruksi

-  surat referensi                         - surat tugas

-  dan, surat keputusan

2.Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

3. Surat  sosial,  yaitu  surat  resmi  yang  dipergunakan  oleh  organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (nonprofit) Jenis-jenis surat sosial :

-   Surat pengantar, yaitu surat yang digunakan untuk mengantarkan sesuatu dengan tujuan agar penerimanya mengetahui sesuatu yang dikirim atau diterimanya.

- Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan suatu hal kepada anggota masyarakat atau pihak-pihak yang terkait dengan isi atau perihal yang tertera dalam surat tersebut.

- Surat edaran, yaitu surat pemberitahuan secara tertulis yang ditujukan kepada banyak pihak.

- Surat kuasa, yaitu surat yang dibuat untuk memberikan kekuasaan baik secara perorangan maupun instansi kepada yang dapat dipercaya supaya bertindak  mewakili  orang  yang  memberi  kuasa,  karena  orang  yang memberi kuasa tidak dapat melaksanakannya sendiri. Berdasarkan isi dan jenisnya, surat kuasa dapat dibagi menjadi :

a. Surat kuasa perseorangan, yaitu surat kuasa yang dibuat secara pribadi atau perseorangan yang diberikan kepada seseorang yang dapat dipercaya.

b.  Surat kuasa instansi dinas dan perusahaan, yaitu surat kuasa yang dibuat  dan  dikeluarkam  oleh  instansi  atau  perusahaan  yang diberikan kepada bawahannya/karyawannya atau instansi lainnya sesuai dengan tugas masing-masing agar melaksanakan tindakan karena pimpinan tidak dapat melakukannya sendiri.

c. Surat  kuasa istimewa,  yaitu  surat kuasa yang  diberikan  oleh seseorang kepada orang lain atau pengacara dalam penyelesaiannya ada kaitannya dengan pengadilan.

Bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala/kop surat, terdiri dari:

- Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

- Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil.

- Logo instansi/lembaga.

2. Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

3. Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

4. Hal, berupa garis besar isi surat

5. Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

6. Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

7. Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

8.  Isi surat (-Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan  huruf  kecil,  terkecuali  penulisan  berdasarkan  ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan).

9. Penutup surat

10.Penutup surat, berisi:

-  salam penutup

- Jabatan

- tanda tangan

-    nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

11.tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan.

2.2.2 Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu  oarganisasi/instansi.  Surat  lamaran  termasuk  surat  pribadi.  Atau pengertian dari surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah:Surat lamaran termasuk surat pribadi. Pengertian surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Sedangkan yang termasuk surat pribadi adalah :

a. Surat Keluarga

Surat keluarga adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkutkepentingan pribadi atau keluarga. Surat keluarga biasanya dibuat oleh anak kepada orang tuanya karena dalam perantauan (misalnya kuliah atau bekerja di tempat yang jauh), bisa juga surat dari saudara yang satu dengan yang lain dan berlainan tempat.

b. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat seseorang ( pelamar ) yang ditujukan kepada kantor atau perusahaan tertentu guna mendapatkan pekerjaan sesuai dengan lowongan pekerjaan yang ditawarkan.Untuk membuat surat lamaran pekerjaan perlu memperhatikan tahap-tahapnya yaitu :

1. Sumber informasi

2. Pedoman penulisan

3. Lampiran yang diminta

4. Proses pengajuan surat lamaran

c. Surat Perijinan

Surat Perijinan adalah surat yang ditulis seseorang yang isinya menyangkut permohonan  ijin  kepada  pihak  tertentu  untuk  mendapatkan  ijin  yang dimaksudkan.Selain surat bersifat pribadi kepada instansi atau kantor tempat kerja seseorang,surat ijin juga diperlukan untuk mendapatkan ijin dari pihak pihak tertentu apabila seseorang atau sebuah keluarga ingin mengadakan suatu kegiatan atau keramaian di masyarakat hal ini dimaksudkan agar jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan pihak tersebut bisa ikut bertanggung jawab.Contoh :

1. Surat ijin untuk tidak masuk kerja / sekolah

2. Surat ijin untuk mengadakan keramaian / hajatan kepada RT atau Lurah dan sebagainya

2.2.3    Memo

Memo adalah pesan ringkas, yakni pesan yang ditulis seseorang dengan singkat,jelas, dan mudah untuk dipahami. Menurut pemakaiannya, memo ada yang bersifat resmi dan bersifat pribadi (tidak resmi). Memo bersifat resmi dipakai sebagai surat pernyataan dalam hubungan resmi dari seorang pimpinan kepada bawahannya. Memo bersifat pribadi dipakai sebagai nota atau surat pernyataan tidak resmi antar teman,saudara, atau orang lain yang memiliki hubungan akrab.Ciri-ciri :

1. Surat  khusus  yang dibuat  khusus  untuk  keperluan  dalam kantor atau organisasi

2.  Dilihat dari peredarannya, sebuah kantor atau organisasi dapat menyampikanmemo secara horizontal maupun secara vertical

3. Penyampian secara horizotal merupakan penyampian memo kepada pihak yang memiliki jabatan satara

4. Penyampian secara vertikal merupakan penyampaian memo dari atasankepada bawahan atau sebaliknya untuk mengingatkan atau memerintahkan sesuatu

5. Merupa bentuk  komuikasi yang berisi saran, arahan, atau peneranganmengenai sesuatu hal

6. Memiliki bagian surat yang lebih sederhana dibandingkan dengan suratresmi pada umumnya, terutama dalam isi surat.

7.  Karena pedarannya yang terbatas, memo biasanya tidak mencantumkanidentitas kantor, seperti nama kantor, nomor telepon, faksimili, dankode  pos, secara lengkap.

Ciri-ciri Bentuk Memo

Bentuk memo terdiri atas dua bagian:

1. Kepala Memo

- Penerima

- Pengirim

- Perihal dan tanggal pengirin

- Paraf dan nama terang pengirim

2. Isi,penulis langsung menyampikan pesan atau perintah dalam kalimat pendek  dan lugas.

2.3     Penulisan Surat yang Baik dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat,yaitu :

1. Tidak mengandung makna ganda

2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama

3.Sederhana

4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya

5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

1.      Mengutamakan sama derajat

2.      Tegas

3.      Mudah dimengerti oleh pembaca

4.      Menggunakan bahasa yang sopan

5.      Jelas antara penulisan dan makna

 

BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

3.1 Simpulan

•   Surat  menyurat  adalah  salah  satu  bentuk  komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

•       Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian  jelas  bahwa  surat  sangat  penting  artinya  dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.

•   Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

3.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses  surat menyurat ini lebih diutamakan  untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).

 

Reads:

477

Uploaded:

12/10/2010

Category:

Creative Writing

Rated:

Copyright:

Attribution Non-commercial

semoga bisa membantu :)

DAFTAR PUSTAKA

Ritonga, Parlaungan, 2010.Bahasa Indonesia Praktis ,Medan : Bartong Jaya www.blogger.comwww.google.co.idwww.scribd.comwww.wikipedia.com